Organización

La Secretaría General es la unidad administrativa que planifica y dirige los asuntos administrativos relacionados con el personal docente y educando de la Universidad de Panamá; atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y a otras actividades que conciernen a la Institución.

Las funciones de esta unidad están contempladas en la Sección Segunda del Estatuto de la Universidad de Panamá. El Estatuto Universitario aprobado en el Consejo General Nº22-08 del 29 de octubre de 2008, modifica las funciones de la Secretaría General.

Objetivos de la Secretaría General:

• Comunicar todas las disposiciones emanadas de los órganos de gobierno.
• Llevar el registro y control académico de los estudiantes.
• Controlar y actualizar los documentos de los docentes.
• Establecer los lineamientos generales de las actividades del Consejo Editorial, la Editorial Universitaria, la Imprenta Universitaria y la Librería Universitaria.

Son funciones de la Secretaría General:

• Organizar y llevar el registro de las calificaciones de los estudiantes y expedir los créditos y certificaciones, a solicitud del interesado;
• Llevar el registro y control de los diplomas y certificados académicos que expida la Universidad de Panamá;
• Recibir, tramitar y llevar el registro y control de las evaluaciones, reválidas, equivalencias y homologaciones de títulos universitarios;
• Ordenar, actualizar y custodiar los expedientes académicos de los profesores y estudiantes;
• Editar y reglamentar la Gaceta Universitaria;
• Editar los Boletines Informativos de la Universidad de Panamá, que le correspondan;
• Brindar el servicio de recibo, control y distribución de la correspondencia y documentos de la Universidad de Panamá que conciernan a los órganos de gobierno, otras unidades universitarias y a la propia Secretaría General;
• Expedir, certificar y autenticar la documentación universitaria;
• Organizar la Escuela de Verano;
• Recibir, tramitar y llevar un registro y control de toda la documentación relativa a los concursos de cátedra y clasificación de los profesores.

Artículo 103, del Estatuto Universitario.

ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD

Departamento Área Administrativa

• Sección de Parlamentarias
• Sección de Registros Docentes
• Sección de Apoyo Administrativo

Departamento Área técnica

• Sección de Archivos
• Sección de Microfilme
• Sección de Registros Académicos

Unidades Adscritas

• Consejo Editorial Universitario
• Editorial Universitaria
• Imprenta Universitaria
• Librería Universitaria

DEPARTAMENTO DE ÁREA ADMINISTRATIVA:

• Planifica, dirige y controla las actividades que se llevan a cabo en la Sección de Registros Docentes, Parlamentarias y de Apoyo Administrativo.

• Tramita todas las acciones del personal de la Secretaria General, tales como asistencia, nombramientos, vacaciones, sanciones disciplinarias, jubilaciones, traslados, etc.

• Coordina la atención de la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del Secretario o Subsecretario General.

• Garantiza el buen funcionamiento de los equipos, así como las reparaciones, desperfectos y daños en las instalaciones de la Secretaría General.

• Participa con el Secretario y el Subsecretario General, en la coordinación del proceso de matrícula en colaboración de los Jefes de Secciones.

• Elabora manuales de procedimientos para los diferentes trámites que se atienden.

• Cuida que el patrimonio de las secciones se encuentre en buen estado y lleva un inventario del mismo.

• Elabora en coordinación con los Jefes de Secciones, los programas de trabajo a desarrollar.

• Prepara para decisión superior, el anteproyecto de presupuesto.

• Lleva el control de ejecución de los programas y proyectos de trabajo a desarrollar por la unidad.

• Propone con los Jefes de Secciones, cursos de capacitación para la actualización y promoción de la actitud de cambio en el personal.

DEPARTAMENTO ÁREA TÉCNICA:

• Planifica, organiza, dirige y controla las funciones que se lleven a cabo en las Secciones de Registros Académicos, Archivos y Microfilme.

• Elabora en coordinación con los Jefes de Secciones, los programas y proyectos de trabajo a desarrollar en las diferentes Secciones del Departamento.

• Colabora en el mantenimiento de la disciplina, así como en el rendimiento del personal que labora en el Departamento.

• Participa con el Secretario General y Subsecretario General en la coordinación del proceso de matrícula de acuerdo a los procedimientos establecidos, con la colaboración de los Jefes de Secciones.

• Elabora manuales de procedimientos para los diferentes trámites que se realicen.

• Cuida que el patrimonio de las Secciones se encuentre en buen estado y llevar un inventario del mismo.

• Gestiona el suministro de materiales, útiles, equipo, etc., requeridos en las secciones respectivas.

• Llevar el control de ejecución de los programas y proyectos de trabajo a desarrollar por la unidad.

• Realiza otras tareas emanadas del Secretario o Subsecretario General, o de otra instancia superior.