Organización | Secretaría General

Organización

La Secretaría General es la unidad administrativa que planifica y dirige los asuntos administrativos relacionados con el personal docente y educando de la Universidad de Panamá; atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y a otras actividades que conciernen a la Institución.

Las funciones de esta unidad están contempladas en la Sección Segunda del Estatuto de la Universidad de Panamá. El Estatuto Universitario aprobado en el Consejo General Nº22-08 del 29 de octubre de 2008, modifica las funciones de la Secretaría General.

Objetivos de la Secretaría General:

  • Comunicar todas las disposiciones emanadas de los órganos de gobierno.
  • Llevar el registro y control académico de los estudiantes.
  • Controlar y actualizar los documentos de los docentes.
  • Establecer los lineamientos generales de las actividades del Consejo Editorial, la Editorial Universitaria, la Imprenta Universitaria y la Librería Universitaria.

Son funciones de la Secretaría General:

  • Organizar y llevar el registro de las calificaciones de los estudiantes y expedir los créditos y certificaciones, a solicitud del interesado;
  • Llevar el registro y control de los diplomas y certificados académicos que expida la Universidad de Panamá;
  • Recibir, tramitar y llevar el registro y control de las evaluaciones, reválidas, equivalencias y homologaciones de títulos universitarios;
  • Ordenar, actualizar y custodiar los expedientes académicos de los profesores y estudiantes;
  • Editar y reglamentar la Gaceta Universitaria;
  • Editar los Boletines Informativos de la Universidad de Panamá, que le correspondan;
  • Brindar el servicio de recibo, control y distribución de la correspondencia y documentos de la Universidad de Panamá que conciernan a los órganos de gobierno, otras unidades universitarias y a la propia Secretaría General;
  • Expedir, certificar y autenticar la documentación universitaria;
  • Organizar la Escuela de Verano;
  • Recibir, tramitar y llevar un registro y control de toda la documentación relativa a los concursos de cátedra y clasificación de los profesores.

Artículo 103, del Estatuto Universitario.

ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD

Departamento Área Administrativa

  • Sección de Parlamentarias
  • Sección de Registros Docentes
  • Sección de Apoyo Administrativo

Departamento Área técnica

  • Sección de Archivos
  • Sección de Microfilme
  • Sección de Registros Académicos

Unidades Adscritas

  • Consejo Editorial Universitario
  • Editorial Universitaria
  • Imprenta Universitaria
  • Librería Universitaria

DEPARTAMENTO DE ÁREA ADMINISTRATIVA:

  • Planifica, dirige y controla las actividades que se llevan a cabo en la Sección de Registros Docentes, Parlamentarias y de Apoyo Administrativo.
  • Tramita todas las acciones del personal de la Secretaria General, tales como asistencia, nombramientos, vacaciones, sanciones disciplinarias, jubilaciones, traslados, etc.
  • Coordina la atención de la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del Secretario o Subsecretario General.
  • Garantiza el buen funcionamiento de los equipos, así como las reparaciones, desperfectos y daños en las instalaciones de la Secretaría General.
  • Participa con el Secretario y el Subsecretario General, en la coordinación del proceso de matrícula en colaboración de los Jefes de Secciones.
  • Elabora manuales de procedimientos para los diferentes trámites que se atienden.
  • Cuida que el patrimonio de las secciones se encuentre en buen estado y lleva un inventario del mismo.
  • Elabora en coordinación con los Jefes de Secciones, los programas de trabajo a desarrollar.
  • Prepara para decisión superior, el anteproyecto de presupuesto.
  • Lleva el control de ejecución de los programas y proyectos de trabajo a desarrollar por la unidad.
  • Propone con los Jefes de Secciones, cursos de capacitación para la actualización y promoción de la actitud de cambio en el personal.

PARLAMENTARIAS:  Jefa: Lcda. Jessica Martínez - Subjefa: Sra. Maruquel Ábrego

Correo electrónico: sgparlamentarias@up.ac.pa

  • Asiste al Secretario General en las labores relacionadas con los diferentes Órganos de Gobierno y de otras reuniones en que sea necesaria su participación. 
  • Transcribe textualmente las reuniones, preparar las actas y los acuerdos respectivos. 
  • Hace las citaciones para enviarlas vía web sobre las diferentes reuniones que se convoquen.
  • Remite y distribuye documentación necesaria para cada reunión. 
  • Mantiene el archivo de Actas y Acuerdos, según las instrucciones que impartan las autoridades.

Costos de los servicios que presta la Secretaría General. Ver listado.

 

SECCIÓN DE REGISTROS DOCENTES: Jefa: Mgter. Elizabeth Alemán - Subjefa: Lcda. Ana Villarreal

Correo electrónico: sgeneral.regdocente@up.ac.pa 

  • Prepara todo lo concerniente a la convocatoria y publicación de concursos a cátedra.
  • Recibe la documentación que aporten los aspirantes a concursos de cátedra para su correspondiente organización, control y envío a las respectivas facultades. 
  • Atiende todo lo relativo a: convalidación, reválida y evaluación de títulos. 
  • Expide certificaciones al personal docente de la Universidad, previo pago de derechos respectivos y Atiende las solicitudes de sobresueldo por antigüedad de los profesores titulares.

** Para Evaluar Títulos en forma digital puede acceder aquí para los requisitos.

Las personas que han enviado solicitudes de Evaluación de Título por favor revisar este Anuncio.

Revisar: Circular N°1057-2020 de la Vicerrectoría Administrativa sobre formas de pago para las Evaluaciones de Título. 

Costos de los servicios que presta la Secretaría General. Ver listado.

 

SECCIÓN DE APOYO ADMINISTRATIVO:

  • Recibe, tramita y despacha la correspondencia de la Secretaría General.
  • Redacta y prepara notas, memorandos, informes y otros, que emanen del Despacho Superior.
  • Atiende las labores secretariales y trámites especiales de matrícula que son responsabilidad de Secretaría General.
  • Atiende personal docente, estudiantes, administrativos y público en general que solicita información.
  • Tramita solicitudes de trabajos de la Imprenta Universitaria.
  • Mantiene el archivo general y confidencial de la unidad.

DEPARTAMENTO ÁREA TÉCNICA:

  • Planifica, organiza, dirige y controla las funciones que se lleven a cabo en las Secciones de Registros Académicos, Archivos y Microfilme.
  • Elabora en coordinación con los Jefes de Secciones, los programas y proyectos de trabajo a desarrollar en las diferentes Secciones del Departamento.
  • Colabora en el mantenimiento de la disciplina, así como en el rendimiento del personal que labora en el Departamento.
  • Participa con el Secretario General y Subsecretario General en la coordinación del proceso de matrícula de acuerdo a los procedimientos establecidos, con la colaboración de los Jefes de Secciones.
  • Elabora manuales de procedimientos para los diferentes trámites que se realicen.
  • Cuida que el patrimonio de las Secciones se encuentre en buen estado y llevar un inventario del mismo.
  • Gestiona el suministro de materiales, útiles, equipo, etc., requeridos en las secciones respectivas.
  • Llevar el control de ejecución de los programas y proyectos de trabajo a desarrollar por la unidad.
  • Realiza otras tareas emanadas del Secretario o Subsecretario General, o de otra instancia superior.

 

SECCIÓN DE ARCHIVOS: Jefa: Lcda. Maritza Ábrego

Correo electrónico: sgeneral.archivos@up.ac.pa 

  • Lleva el historial de todos los estudiantes de la Universidad de Panamá (que asistan o hayan asistido). 
  • Custodia los expedientes de todos los profesores, asistentes, ayudantes y aspirantes que laboren o han laborado en ésta.
  • Guardar todas las carpetas de reválidas de títulos.
  • Archiva la correspondencia estudiantil y docente de la Universidad de Panamá.
Costos de los servicios que presta la Secretaría General. Ver listado.

 

SECCIÓN DE MICROFILME: Jefa: Lcda. Etelvina Miranda

Correo electrónico: sgeneral.microfilme@up.ac.pa

  • La función principal de la sección es conservar y preservar en su totalidad el fondo documental de la institución, cuyo fondo está contenido en fichas y rollos microfilmados; el fondo documental digitalizado; que debe reposar en un lugar seguro, con las condiciones aptas de temperatura para la conservación de las películas; igualmente la el fondo digital que se está capturando.
  • Llevar a cabo la microfilmación de los documentos que reposan en los expedientes de profesores y estudiantes de la Universidad de Panamá. Microfilmar correspondencia de la Secretaría General. Realizar la labor de microfilmación de las listas de calificaciones, así como de las actas de los Órganos de Gobierno.
Costos de los servicios que presta la Secretaría General. Ver listado.

 

SECCIÓN DE REGISTROS ACADÉMICOS: Jefe: Mgter. Ismael Osorio - Subjefe: Lcdo. René Baquero

Correo electrónico: sgeneral.r-academico@up.ac.pasgeneral.rev.creditos@up.ac.pa 

  • Controla el recibo de listas de calificaciones y de formularios de reclamos de notas.
  • Atiende y tramita las solicitudes de créditos de los estudiantes universitarios.
  • Verifica los créditos de los estudiantes graduandos de cada una de las Facultades, Centros Regionales y Extensiones universitarias.
  • Tramita y ordena la confección del diploma universitario a los que han completado el plan de estudios.
  • Verifica índice académico para los fines necesarios.
  • Atiende las solicitudes de certificaciones académicas.
  • Revisa, registra y actualiza semestralmente, los créditos o confidencial del estudiante.
Costos de los servicios que presta la Secretaría General. Ver listado