La Secretaría General es la unidad administrativa que planifica y dirige los asuntos administrativos relacionados con el personal docente y educando de la Universidad de Panamá; atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y a otras actividades que conciernen a la Institución.
Las funciones de esta unidad están contempladas en la Sección Segunda del Estatuto de la Universidad de Panamá. El Estatuto Universitario aprobado en el Consejo General Nº22-08 del 29 de octubre de 2008, modifica las funciones de la Secretaría General.
Objetivos de la Secretaría General:
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Comunicar todas las disposiciones emanadas de los órganos de gobierno.
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Llevar el registro y control académico de los estudiantes.
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Controlar y actualizar los documentos de los docentes.
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Establecer los lineamientos generales de las actividades del Consejo Editorial, la Editorial Universitaria, la Imprenta Universitaria y la Librería Universitaria.
Son funciones de la Secretaría General:
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Organizar y llevar el registro de las calificaciones de los estudiantes y expedir los créditos y certificaciones, a solicitud del interesado;
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Llevar el registro y control de los diplomas y certificados académicos que expida la Universidad de Panamá;
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Recibir, tramitar y llevar el registro y control de las evaluaciones, reválidas, equivalencias y homologaciones de títulos universitarios;
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Ordenar, actualizar y custodiar los expedientes académicos de los profesores y estudiantes;
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Editar y reglamentar la Gaceta Universitaria;
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Editar los Boletines Informativos de la Universidad de Panamá, que le correspondan;
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Brindar el servicio de recibo, control y distribución de la correspondencia y documentos de la Universidad de Panamá que conciernan a los órganos de gobierno, otras unidades universitarias y a la propia Secretaría General;
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Expedir, certificar y autenticar la documentación universitaria;
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Organizar la Escuela de Verano;
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Recibir, tramitar y llevar un registro y control de toda la documentación relativa a los concursos de cátedra y clasificación de los profesores.
Artículo 103, del Estatuto Universitario.
ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD
Departamento Área Administrativa
- Sección de Parlamentarias
- Sección de Registros Docentes
- Sección de Apoyo Administrativo
Departamento Área técnica
- Sección de Archivos
- Sección de Microfilme
- Sección de Registros Académicos
Unidades Adscritas
- Consejo Editorial Universitario
- Editorial Universitaria
- Imprenta Universitaria
- Librería Universitaria
DEPARTAMENTO DE ÁREA ADMINISTRATIVA:
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Planifica, dirige y controla las actividades que se llevan a cabo en la Sección de Registros Docentes, Parlamentarias y de Apoyo Administrativo.
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Tramita todas las acciones del personal de la Secretaria General, tales como asistencia, nombramientos, vacaciones, sanciones disciplinarias, jubilaciones, traslados, etc.
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Coordina la atención de la correspondencia de acuerdo a las instrucciones del Secretario o Subsecretario General.
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Garantiza el buen funcionamiento de los equipos, así como las reparaciones, desperfectos y daños en las instalaciones de la Secretaría General.
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Participa con el Secretario y el Subsecretario General, en la coordinación del proceso de matrícula en colaboración de los Jefes de Secciones.
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Elabora manuales de procedimientos para los diferentes trámites que se atienden.
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Cuida que el patrimonio de las secciones se encuentre en buen estado y lleva un inventario del mismo.
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Elabora en coordinación con los Jefes de Secciones, los programas de trabajo a desarrollar.
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Prepara para decisión superior, el anteproyecto de presupuesto.
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Lleva el control de ejecución de los programas y proyectos de trabajo a desarrollar por la unidad.
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Propone con los Jefes de Secciones, cursos de capacitación para la actualización y promoción de la actitud de cambio en el personal.
DEPARTAMENTO ÁREA TÉCNICA:
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Planifica, organiza, dirige y controla las funciones que se lleven a cabo en las Secciones de Registros Académicos, Archivos y Microfilme.
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Elabora en coordinación con los Jefes de Secciones, los programas y proyectos de trabajo a desarrollar en las diferentes Secciones del Departamento.
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Colabora en el mantenimiento de la disciplina, así como en el rendimiento del personal que labora en el Departamento.
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Participa con el Secretario General y Subsecretario General en la coordinación del proceso de matrícula de acuerdo a los procedimientos establecidos, con la colaboración de los Jefes de Secciones.
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Elabora manuales de procedimientos para los diferentes trámites que se realicen.
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Cuida que el patrimonio de las Secciones se encuentre en buen estado y llevar un inventario del mismo.
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Gestiona el suministro de materiales, útiles, equipo, etc., requeridos en las secciones respectivas.
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Llevar el control de ejecución de los programas y proyectos de trabajo a desarrollar por la unidad.
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Realiza otras tareas emanadas del Secretario o Subsecretario General, o de otra instancia superior.